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Come aumentare la produttività con Google Apps for Work

Fonte BLOG.ARTERA.IT, di Simone Cairoli, 19/12/2014

L’affidabilità e la professionalità di servizi e prodotti di Google sono conosciute bene o male da tutti. Infatti sono sempre di più gli utenti che si affidano ai risultati di ricerca di Google, che utilizzano Gmail o che salvano i loro file su Drive.

Da qualche tempo tutti questi servizi sono stati messi a disposizione anche delle aziende. Google Apps for Work è, infatti, un pacchetto di applicativi a pagamento di facile utilizzo, dalle elevate prestazioni e che non richiede installazioni aggiuntive sui terminali aziendali. Ma perché un’azienda dovrebbe abbandonare i suoi attuali sistemi informatici per utilizzare quelli forniti da Google?

Gmail professionale

Gmail è conosciuto da tutti come un servizio di posta affidabile, di facile e intuitivo utilizzo e provvisto dei migliori filtri anti spam per la posta elettronica. Oltre ad essere perfetto per un uso privato, inserito nel pacchetto Google Apps for Work diventa lo strumento ideale per un utilizzo professionale grazie alla possibilità di configurare una mail personalizzata (@tuaazienda.it), all’assistenza professionale 24/7 e ai 30GB di spazio di archiviazione disponibile.

Insieme alla posta elettronica, vengono forniti anche altri servizi complementari come la possibilità di organizzare calendari condivisi per una visualizzazione degli impegni e degli appuntamenti lavorativi di un gruppo di persone. Con Hangouts, poi, comunicare con i colleghi o indire riunioni di gruppo in video conferenza è facile e veloce.

Lavorare ovunque

Google Apps for Work è un pacchetto applicativo che non richiede installazioni sui terminali aziendali. Tutto si svolge online, dalla creazione degli utenti alla condivisione di documenti, dalle comunicazioni tra colleghi alle teleconferenze.

Con il servizio cloud di Google Drive si eviteranno gli invii di pesanti allegati o l’unione di due o più versioni di uno stesso file. Con un solo programma si possono infatti gestire, modificare e condividere file, immmagini, forgli di calcolo e tanto altro. Tutto modificabile ed aggiornato in tempo reale sui dispositivi di tutti i colleghi.

La suite di Google Apps for Work è portabile e configurabile su qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o PC). Il lavoro quindi è più dinamico, si ottimizzano i tempi e le risorse, tutto a favore di un aumento della produttività.

Sicurezza e controlli

Tutti i dati, file o comunicazioni, vengono memorizzati nella rete di datacenter distribuita di Google e due importanti questioni si sollevano.

Riservatezza dei dati: Google si impegna mantenere il massimo riservo sui dati archiviati con i suoi servizi. I dati non verranno condivisi con terze parti, rimarranno archiviati fino a quando il servizio non viene disdetto e il trasferimento dei dati dai server di Google, una volta che si decide di cessare il servizio, è a carico dell’utente.
Protezione dei dati: è garantita la protezione fisica dei dati che saranno sempre disponibili solo ai diretti interessati. Google, inoltre, dispone di uno dei migliori sistemi in circolazione per il blocco dello spam ed il controllo dei virus.
Gestione e piani tariffari

Passare dai pacchetti applicativi tradizionali a Google Apps for Work potrebbe sembrare un’impresa ardua e difficile. In realtà non è così. È appurato infatti che quasi tutti, anche all’interno delle diverse realtà aziendali, utilizzano già i servizi offerti da Google (chi gestisce la posta con Gmail, chi invece archivia i file su drive, chi modifica documenti con Documents ecc). In ogni caso ci sono aziende partner di Google specializzate in configurazione, assistenza e formazione sui prodotti Google Apps.

Google prevede poi 2 piani tariffari:

Piano flessibile: puoi aggiungere ed eliminare utenti in qualsiasi momento. Paghi solo il servizio utilizzato durante il mese. La fatturazione avviene su base mensile.
Piano annuale: sottoscrivi un abbonamento annuale a Google Apps e approfitta di una tariffa scontata. Nel corso dell’anno potrai aggiungere altri utenti ma, se elimini quelli già presenti, ne verrà comunque addebitato il relativo costo. La fatturazione avviene su base mensile ad una tariffa di € 3,34 per utente al mese. Disponibile solo per il piano Google Apps for Work standard.
E la tua azienda usa già Google Apps for Work?